Jak vystavit fakturu online: návod pro OSVČ
Vystav první fakturu online zdarma a bez registrace. Postup pro OSVČ: údaje podle IČO, položky, kontrola částky a stažení PDF s QR platbou.
Fakturu online vystavíš v generátoru faktur zdarma bez registrace. Připrav si údaje dodavatele a odběratele, popis práce, cenu a účet. Níže projdeš celý postup až po stažení PDF. Nejdřív si ujasni, jestli jsi plátce DPH.
Co potřebuješ než začneš
- IČO – dostaneš ho se živnostenským oprávněním
- Bankovní účet, na který ti klient pošle peníze
- IČO odběratele – název a adresu firmy najdeš v registru ARES
- Jasno v DPH – jestli jsi plátce, nebo neplátce, protože podle toho vypadá faktura
Vystavení faktury krok za krokem
- Otevři generátor faktur, nebo si stáhni vzor faktury v PDF, Wordu nebo Excelu.
- Vyplň své údaje: jméno, adresu a IČO. Plátce DPH doplní DIČ.
- Zadej IČO odběratele a klikni na vyhledání v ARES. Načtený název a adresu zkontroluj.
- Dej faktuře číslo z vlastní číselné řady a vyplň datum vystavení a splatnosti.
- Přidej položky. Popiš, co jsi dodal, množství a cenu za jednotku.
- Zkontroluj částku k úhradě, číslo účtu a variabilní symbol a ulož fakturu jako PDF.
Číslování faktur
Formát si zvolíš sám, třeba 20260001 nebo 2026-001. Důležité je, aby se čísla neopakovala a šla po sobě. Formáty, víc řad a vztah k variabilnímu symbolu rozebírá článek číslování faktur. Vystavené doklady a provedené změny uchovej dohledatelné. Při zrušení zakázky záleží na tom, zda už došlo k plnění, platbě a přiznání daně. Postup opravy ověř podle situace; přehled najdeš v článku opravný doklad nebo dobropis.
Kdy fakturu vystavit
U běžného tuzemského plnění musí plátce DPH vystavit daňový doklad do 15 dnů od vzniku povinnosti přiznat daň nebo plnění. U záloh záleží i na tom, zda vznikla povinnost přiznat daň z přijaté částky. Přeshraniční plnění mají zvláštní pravidla. Podrobnosti najdeš v § 28 zákona o DPH a v článku o DUZP. U neplátce se tato lhůta ze zákona o DPH běžně nepoužije; domluv si předání dokladu s klientem.
Splatnost faktury
Splatnost si domluvíš s klientem, nejčastěji je 14 dní. Když ji nesjednáte, platí mezi podnikateli zákonných 30 dní. Delší než 60 dní může být jen tehdy, když to není vůči dodavateli hrubě nespravedlivé. Podrobnosti i aktuální úrok z prodlení najdeš v článku splatnost faktury. Když klient nezaplatí včas, pošli upomínku.
Jak fakturu poslat
Stačí PDF e-mailem, vzor průvodního textu najdeš v článku jak poslat fakturu e-mailem. Zákon o DPH nevyžaduje podpis na daňovém dokladu. U účetních dokladů ale může být nutný podpisový záznam podle § 11 zákona o účetnictví; nemusí jít o podpis na zákaznickém PDF. Razítko obecně povinné není. Platbu zrychlí QR kód na faktuře, který klient jen naskenuje v bankovní aplikaci a nic nepřepisuje.
Jak dlouho faktury schovávat
Plátce DPH musí daňové doklady uchovávat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. U neplátce záleží na vedené evidenci. Účetní doklady se podle zákona o účetnictví běžně uchovávají 5 let; daňovou evidenci je nutné uchovat po dobu, po kterou neuplynula lhůta pro stanovení daně. Její základní délka je 3 roky od lhůty pro podání řádného daňového tvrzení a může se prodloužit. Konkrétní dobu si ověř s účetní podle své situace.
Časté otázky
Kolik stojí vystavit fakturu?
Nic. V generátoru faktur vystavíš fakturu zdarma a bez registrace.
Musí být faktura podepsaná?
Zákon o DPH podpis na daňovém dokladu nevyžaduje a razítko obecně povinné není. Účetní doklad může vyžadovat podpisový záznam podle § 11 zákona o účetnictví, který nemusí být vytištěný na zákaznickém PDF.
Můžu fakturu vystavit v eurech?
Ano. Plátce DPH ale musí uvést DPH i v korunách, přepočtenou kurzem ČNB. Fakturo to na faktuře doplní samo. Víc v článku faktura v eurech.
Co když na faktuře udělám chybu?
Záleží na chybě a stavu dokladu. Koncept opravíš před vystavením. U vystaveného dokladu zachovej dohledatelnost změn; ne každá oprava vyžaduje dobropis. Změnu ceny, plnění nebo DPH posuď podle konkrétní situace, viz opravný daňový doklad.
Co musí faktura obsahovat?
Kompletní seznam povinných údajů najdeš v článku náležitosti faktury.
Zdroje a předpisy k tématu
- Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty§ 28–30a: vystavování a náležitosti daňových dokladů. § 35: uchovávání dokladů.
- Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví§ 11: náležitosti účetního dokladu. § 31: úschova účetních záznamů.
- Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník§ 435: identifikační údaje podnikatele na obchodních listinách.
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů§ 7b: daňová evidence a její uchovávání.
- Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád§ 148: lhůta pro stanovení daně a důvody jejího prodloužení.
U předpisů zvol znění účinné pro tvoje plnění. Datum u zdroje označuje porovnání uvedených údajů, nikoli odborný daňový nebo právní posudek. Ceníky a další údaje se mohou změnit.
Článek je obecný přehled a nenahrazuje daňové ani právní poradenství. Předpisy se mění, ve své konkrétní situaci si informace ověř na webu Finanční správy nebo u účetní či daňového poradce.