Jak poslat fakturu e-mailem se vzorem průvodního textu
Jak správně poslat fakturu e-mailem: formát přílohy, předmět zprávy, komu ji adresovat a co napsat do textu. Vzory průvodních e-mailů ke zkopírování česky i anglicky.
Většina faktur dnes odchází e-mailem. Jak ho napíšeš, ovlivňuje, jestli se faktura dostane ke správnému člověku a jestli ji klient zaplatí včas. Stačí pár pravidel a vzor, který si upravíš.
Je faktura poslaná e-mailem platná?
Ano. Faktura v PDF je elektronická faktura a je plnohodnotná, pokud s ní odběratel souhlasí. Souhlas nemusí být písemný, stačí, že ji přijme a zaplatí. Razítko ani podpis potřeba nejsou. Víc v článku elektronická faktura.
Postup krok za krokem
- Ulož fakturu jako PDF, ne jako Word nebo Excel.
- Pojmenuj soubor srozumitelně, třeba „Faktura-20260001-Novakova.pdf“.
- Pošli ji na fakturační e-mail odběratele. Větší firmy mají zvláštní adresu pro faktury, zeptej se na ni předem.
- Do předmětu napiš číslo faktury, své jméno a splatnost.
- Do textu dej částku, splatnost, číslo účtu a variabilní symbol, ať klient nemusí otevírat přílohu.
- U nového klienta požádej o potvrzení, že fakturu dostal.
Předmět e-mailu
Vzor e-mailu s fakturou
Vzor pro pravidelnou měsíční fakturu
Vzor v angličtině
Překlady dalších pojmů najdeš v článku faktura v angličtině.
Aby e-mail nevypadal jako podvod
Podvodné e-maily s „fakturou“ jsou častý trik, a proto jsou účtárny opatrné. Pomůže, když:
- posíláš PDF, ne ZIP ani odkaz na neznámé úložiště
- v textu je konkrétní zakázka, částka a číslo faktury
- fakturu posíláš ze stejné adresy, ze které s klientem komunikuješ
- číslo účtu se nemění. Když se změní, dej klientovi vědět jinou cestou, třeba telefonem
Kdy je faktura doručená
E-mailem je faktura doručená, jakmile dorazí do schránky adresáta. Na doručení záleží, protože od něj běží zákonná splatnost mezi firmami, viz splatnost faktury. Odeslaný e-mail si proto nemaž. Když klient nezaplatí, pomůže upomínka.
Časté otázky
Je faktura poslaná e-mailem platná?
Ano. Faktura v PDF je plnohodnotná, pokud s ní odběratel souhlasí, a souhlas může být i tichý. Podpis ani razítko nejsou potřeba.
V jakém formátu poslat fakturu e-mailem?
V PDF. Nedá se omylem upravit a otevře se na každém zařízení. Firmy, které to chtějí, můžou dostat i strukturovanou fakturu ISDOC.
Co napsat do předmětu e-mailu s fakturou?
Číslo faktury, své jméno nebo firmu a splatnost, například „Faktura č. 20260001 – Jana Nováková – splatnost 27. 10. 2026“.
Co napsat do e-mailu s fakturou?
Za co fakturu posíláš, částku, splatnost, číslo účtu a variabilní symbol. Vzor najdeš výše v článku.
Musím fakturu poslat i poštou?
Ne, pokud odběratel elektronickou fakturu přijímá. Poštou nebo do datové schránky ji posílej jen tomu, kdo o to stojí.
Článek je obecný přehled a nenahrazuje daňové ani právní poradenství. Předpisy se mění, ve své konkrétní situaci si informace ověř na webu Finanční správy nebo u účetní či daňového poradce.