Číslování faktur a jak nastavit číselnou řadu
Jak číslovat faktury, jaký formát čísla zvolit, jestli smí být v řadě mezera, jak číslovat zálohy a dobropisy a jak to souvisí s variabilním symbolem.
Číslo faktury vypadá jako drobnost, ale podle něj ty, klient i účetní fakturu dohledáte, spárujete s platbou a zaúčtujete. Když se dvě faktury jmenují stejně nebo v řadě chybí čísla, při kontrole to vzbudí otázky.
Co říká zákon
Zákon o DPH chce, aby měl daňový doklad evidenční číslo, které ho jednoznačně identifikuje. Plátce může mít jednu nebo více číselných řad. Neplátci formát čísla zákon nepředepisuje, ale číslo musí být jedinečné, aby šly doklady v daňové evidenci dohledat.
Musí čísla jít po sobě?
Zákon výslovně nepožaduje řadu bez mezer, ale v praxi se drží průběžná řada a mezery při kontrole vzbuzují podezření, že nějaký příjem chybí. Vystavenou fakturu proto nemaž, ani když se zakázka zruší. Místo toho ji stornuj opravným dokladem nebo dobropisem a řada zůstane celá.
Oblíbené formáty čísla faktury
- 20260001 – rok a pořadí. Nejčastější volba, vejde se do variabilního symbolu a hned poznáš, z jakého roku faktura je
- 260001 – kratší varianta s dvoumístným rokem
- 2026001 – rok a trojmístné pořadí, stačí do tisíce faktur ročně
- 2026-001 nebo 2026/001 – dobře se čte, ale pomlčka a lomítko nejdou do variabilního symbolu
- FV2026001 – předpona podle typu dokladu, třeba FV pro vydané faktury. Písmena ve variabilním symbolu také být nemůžou
Číslo faktury a variabilní symbol
Nejjednodušší je použít číslo faktury zároveň jako variabilní symbol. Ten může mít nejvýš 10 číslic a žádná písmena, proto se vyplatí formát jen z číslic. Klient pak platbu nepřiřadí k jiné faktuře a ty ji ve výpisu hned poznáš. S QR platbou se symbol do příkazu doplní sám.
Více číselných řad
Samostatné řady se hodí pro různé typy dokladů. Běžné je mít jednu řadu pro faktury, druhou pro zálohové faktury a třetí pro dobropisy, například 20260001, 30260001 a 90260001. Čísla v různých řadách se nesmějí překrývat, ať zůstane každý doklad jedinečný.
Nový rok a nová řada
Začít v lednu novou řadu, třeba 20270001, zákon nevyžaduje, ale je to přehledné. Pokud rok v čísle nemáš, prostě pokračuješ dál. Hlavně neměň formát uprostřed roku, účetní by ti nepoděkovala.
Když se číslo splete
Dokud je faktura jen koncept a nikomu jsi ji neposlal, klidně číslo oprav. Vystavenou a odeslanou fakturu už nepřečíslovávej. Pokud vznikla duplicita, jednu z faktur stornuj a vystav novou s dalším volným číslem.
Časté otázky
Musí být v čísle faktury rok?
Nemusí. Rok v čísle je jen zvyk, který usnadní orientaci a začátek nové řady v lednu.
Může být v číselné řadě faktur mezera?
Zákon výslovně řadu bez mezer nepožaduje, ale při kontrole budeš muset mezeru vysvětlit. Vystavené faktury proto nemaž, ale stornuj je opravným dokladem.
Můžou mít dvě faktury stejné číslo?
Ne. Každý doklad musí mít jedinečné číslo. Pokud se to stane, jednu fakturu stornuj a vystav novou s dalším číslem.
Jak číslovat zálohové faktury?
Nejlépe v samostatné řadě, která se nepřekrývá s fakturami, například 30260001. Zálohová faktura není daňový doklad, ale číslo potřebuje kvůli párování platby.
Kolik číslic může mít variabilní symbol?
Nejvýš 10 a jen číslice. Číslo faktury s písmeny, pomlčkou nebo lomítkem proto jako variabilní symbol použít nejde.
Článek je obecný přehled a nenahrazuje daňové ani právní poradenství. Předpisy se mění, ve své konkrétní situaci si informace ověř na webu Finanční správy nebo u účetní či daňového poradce.