Proforma faktura a kdy ji použít
Co je proforma faktura, čím se liší od zálohové faktury a daňového dokladu, jestli se z ní platí DPH a jak ji vystavit online zdarma.
Proforma faktura je výzva k platbě, která není daňovým dokladem. Zákon ji nijak nedefinuje, a proto se pod tímhle názvem v praxi skrývají dvě různé věci. V Česku nejčastěji zálohová faktura, v mezinárodním obchodě předběžná faktura pro celníky nebo banku.
Proforma jako zálohová faktura
Když česká firma nebo živnostník mluví o proformě, myslí tím skoro vždy zálohovou fakturu. Klient podle ní zaplatí předem a ty teprve potom dodáš. Proforma nezakládá povinnost přiznat DPH ani příjem, to přichází až s platbou a s konečnou fakturou. Postup krok za krokem popisuje článek zálohová faktura a daňový doklad.
Proforma v mezinárodním obchodě
Při vývozu zboží mimo EU se proforma faktura používá jako předběžný doklad. Odběratel podle ní vyřizuje dovozní povolení nebo akreditiv a celníci z ní vidí hodnotu zásilky, třeba u vzorků zdarma. Platba podle ní proběhnout nemusí.
Proforma oproti zálohové faktuře a nabídce
- Cenová nabídka – navrhuje cenu a podmínky, nic nevyžaduje zaplatit. Vzor najdeš v článku cenová nabídka
- Proforma nebo zálohová faktura – žádá o zaplacení předem, ale není daňový doklad
- Faktura (daňový doklad) – vystavuje se po dodání nebo po přijetí platby a zakládá povinnost přiznat DPH a příjem
Co na proformu napsat
- Výrazný nadpis „Proforma faktura“ nebo „Zálohová faktura“ a poznámku, že nejde o daňový doklad
- Údaje o dodavateli a odběrateli s IČO
- Číslo z vlastní řady, ideálně oddělené od faktur, viz číslování faktur
- Popis zakázky, částku a splatnost
- Číslo účtu, variabilní symbol a QR platbu
DUZP na proformu nepatří. DPH na ní plátce může uvést pro informaci, ale z proformy se neodvádí.
Co následuje po zaplacení
- Plátce DPH vystaví do 15 dnů od přijetí platby daňový doklad k přijaté platbě a přizná z něj DPH.
- Po dodání vystaví konečnou fakturu a zaplacenou zálohu na ní odečte.
- Neplátce vystaví po dodání konečnou fakturu se zápočtem zálohy, nebo potvrzení o přijaté platbě.
Časté otázky
Je proforma faktura daňový doklad?
Ne. Proforma je jen výzva k platbě. DPH ani příjem z ní nevzniká, to přichází až s přijetím platby nebo s konečnou fakturou.
Jaký je rozdíl mezi proformou a zálohovou fakturou?
V Česku žádný, oba názvy se používají pro výzvu k zaplacení zálohy. V mezinárodním obchodě je proforma i předběžný doklad pro celníky, podle kterého se platit nemusí.
Musí se proforma faktura zaplatit?
Povinnost zaplatit plyne ze smlouvy nebo objednávky, ne ze samotné proformy. Proforma jen říká, kolik a kam poslat.
Účtuje se proforma faktura?
Sama o sobě ne. Do evidence se dostane až přijatá platba a konečná faktura. U plátce DPH i daňový doklad k přijaté platbě.
Kde vystavím proformu zdarma?
V generátoru zálohové faktury bez registrace. Vyplníš údaje a stáhneš PDF s QR platbou.
Článek je obecný přehled a nenahrazuje daňové ani právní poradenství. Předpisy se mění, ve své konkrétní situaci si informace ověř na webu Finanční správy nebo u účetní či daňového poradce.