Jak vybrat fakturační program pro OSVČ
Podle čeho vybrat fakturační program nebo online fakturaci: náležitosti, DPH, QR platby, upomínky, export pro účetní, bezpečnost dat a cena.
Fakturu jde vystavit i ve Wordu, ale s každým dalším klientem roste riziko chyb a času stráveného přepisováním. Fakturační program ti hlídá čísla faktur, DPH, splatnost i platby. Tady je, podle čeho vybírat. Píšeme ho jako tvůrci Fakturo, ale checklist platí pro jakýkoli nástroj.
Online nebo instalovaný program
Dnes převládá online fakturace v prohlížeči. Nic neinstaluješ, data máš na počítači i v mobilu a aktualizace sazeb DPH nebo legislativy přichází sama. Instalovaný program dává smysl, když nechceš mít data v cloudu nebo už používáš účetní software, který fakturaci obsahuje.
Co musí umět každý fakturační program
- Všechny náležitosti faktury pro plátce i neplátce DPH
- Aktuální sazby DPH 21 % a 12 % a rozpis DPH po sazbách
- Automatické číslování faktur bez duplicit
- Zálohové faktury, opravné doklady a dobropisy
- PDF faktury s QR platbou
- Export dat, aby sis mohl faktury kdykoli odnést
Co ušetří nejvíc času
- Doplnění firmy z ARESu podle IČO, žádné přepisování adres
- Párování plateb z výpisu banky, ať víš, kdo zaplatil
- Automatické upomínky po splatnosti, viz jak napsat upomínku
- Pravidelné faktury, které se vystaví samy, viz pravidelná fakturace
- Odkaz pro účetní nebo export do jejího programu, viz elektronická faktura a ISDOC
- Mobil – fakturu vystavíš i u klienta, hned po dodání
Na co si dát pozor
- Limity bezplatné verze – počet faktur, klientů nebo funkcí. Zjisti, co se stane, až limit překročíš
- Převod dat – jestli jdou faktury a klienti exportovat i importovat, třeba ve formátu ISDOC
- Kde jsou data – v jaké zemi jsou servery, jestli je přenos šifrovaný a kdo k datům má přístup
- Cizí měny – pokud fakturuješ do zahraničí, potřebuješ eura a kurz ČNB
- Podpora – jestli se máš komu ozvat česky, když něco nefunguje
Fakturační program nebo účetnictví
Fakturační program vystavuje faktury, hlídá platby a dává přehled o příjmech. Pro OSVČ s daňovou evidencí, výdajovým paušálem nebo v paušálním režimu to obvykle stačí. Kdo vede podvojné účetnictví, třeba s.r.o., potřebuje navíc účetní program nebo účetní. Fakturační program jí pak předá data exportem.
Kolik to stojí
Většina českých online nástrojů má bezplatnou verzi s omezením a placené plány zhruba od stovky do několika stovek korun měsíčně. Při roční platbě bývá sleva. Počítej, kolik času ti nástroj ušetří. Pokud ti každý měsíc vrátí hodinu práce, vyplatí se skoro vždycky.
Checklist před výběrem
- Vystav zkušební fakturu a zkontroluj, jestli obsahuje vše, co potřebuješ.
- Ověř, jak se ukládá a dohledává historie faktur a klientů.
- Vyzkoušej aplikaci na mobilu.
- Zjisti, jak data vyexportuješ, kdybys chtěl odejít.
- Přečti si ceník a limity bezplatné verze.
Časté otázky
Existuje fakturační program zdarma?
Ano. Většina online nástrojů má bezplatnou verzi s omezením. Ve Fakturu je ve verzi zdarma neomezeně faktur pro až 5 klientů. Jednorázovou fakturu vystavíš i v generátoru faktur bez registrace.
Potřebuje OSVČ fakturační program?
Povinné to není, fakturu můžeš vystavit i ve Wordu nebo podle vzoru. Program ale ohlídá povinné údaje, čísla, DPH a platby a ušetří čas.
Je online fakturace bezpečná?
Záleží na poskytovateli. Hledej šifrovaný přenos, oddělená data uživatelů, servery v EU nebo zemi s odpovídající ochranou a možnost kdykoli data exportovat.
Můžu přejít z jiného fakturačního programu?
Většinou ano. Do Fakturo převedeš faktury a klienty z Fakturoidu, iDokladu nebo Money S3 přes ISDOC nebo CSV, případně ti je převedeme zdarma.
Stačí fakturační program místo účetní?
Pro OSVČ s daňovou evidencí nebo v paušálním režimu často ano. Pro podvojné účetnictví ne, tam fakturační program data jen předává účetní.
Článek je obecný přehled a nenahrazuje daňové ani právní poradenství. Předpisy se mění, ve své konkrétní situaci si informace ověř na webu Finanční správy nebo u účetní či daňového poradce.