Variabilní symbol a co napsat na fakturu
Co je variabilní symbol, kolik může mít číslic, proč se na faktuře obvykle shoduje s číslem faktury a co dělat u platby ze zahraničí. Plus konstantní a specifický symbol.
Variabilní symbol je číslo, podle kterého příjemce pozná, za co mu kdo zaplatil. Má nejvýš 10 číslic a je specialitou českého a slovenského platebního styku. Na faktuře je to jeden z nejdůležitějších údajů, protože bez něj se platba těžko páruje s fakturou.
K čemu variabilní symbol slouží
- Ve výpisu z účtu hned vidíš, kterou fakturu klient zaplatil
- Platby se dají párovat s fakturami automaticky
- Klient nemusí do zprávy psát, za co platí
- Méně zbytečných upomínek těm, kdo už zaplatili
Co napsat jako variabilní symbol
Nejjednodušší je použít číslo faktury. Proto se vyplatí číslovat faktury jen číslicemi, třeba 20260001. Pokud máš v čísle písmena, lomítko nebo pomlčku, použij jako variabilní symbol jen jeho číselnou část a drž se toho u všech faktur. Víc v článku číslování faktur.
Pravidla pro variabilní symbol
- Jen číslice, žádná písmena, mezery ani lomítka
- Nejvýš 10 číslic
- Bez nul na začátku – banky je často ignorují, takže 0042 a 42 se pak nedají rozlišit
- Jedna faktura, jeden symbol – se stejným symbolem na dvou fakturách nepoznáš, kterou z nich klient zaplatil
Konstantní a specifický symbol
Konstantní symbol se dřív vyplňoval kvůli statistice plateb, dnes ho u běžných plateb vyplňovat nemusíš. Specifický symbol je doplňkový identifikátor, také nejvýš 10 číslic. Používají ho hlavně úřady, pojišťovny nebo školy, když potřebují rozlišit plátce. Na běžnou fakturu ho dávat nemusíš.
Platba ze zahraničí
Zahraniční a SEPA platby variabilní symbol neznají. Požádej klienta, aby číslo faktury napsal do zprávy pro příjemce (anglicky „payment reference“). Na fakturu do zahraničí proto napiš i větu typu „Please use invoice number 20260001 as payment reference“. Víc v článku faktura do zahraničí.
Když klient zadá špatný symbol
Platba přijde, jen z ní hned nepoznáš, ke které faktuře patří. Dohledej ji podle částky, jména odesílatele a data a přiřaď ji ručně. Pokud si nejsi jistý, za co klient platil, zeptej se ho dřív, než pošleš upomínku.
Variabilní symbol v QR platbě
QR kód na faktuře obsahuje číslo účtu, částku i variabilní symbol. Klient ho jen naskenuje v bankovní aplikaci a nic nepřepisuje, takže se nemůže splést. Jak to funguje, popisuje článek QR platba na faktuře.
Časté otázky
Co je variabilní symbol?
Číslo o nejvýš 10 číslicích, podle kterého příjemce pozná, za co mu kdo zaplatil. Na faktuře se obvykle shoduje s číslem faktury.
Kolik číslic má variabilní symbol?
Nejvýš 10. Smí obsahovat jen číslice.
Musí být variabilní symbol stejný jako číslo faktury?
Nemusí, ale je to nejjednodušší a nejpřehlednější. Hlavně musí být pro každou fakturu jiný.
Je konstantní symbol povinný?
U běžných plateb ne. Dřív se vyplňoval kvůli statistice plateb, dnes ho banky nevyžadují.
Co když klient zaplatí bez variabilního symbolu?
Platba je zaplacená, jen ji musíš spárovat ručně podle částky, odesílatele a data.
Jak zadat variabilní symbol u platby ze zahraničí?
Zahraniční platby ho nemají. Klient napíše číslo faktury do zprávy pro příjemce, tedy do pole payment reference.
Článek je obecný přehled a nenahrazuje daňové ani právní poradenství. Předpisy se mění, ve své konkrétní situaci si informace ověř na webu Finanční správy nebo u účetní či daňového poradce.